Das neue Nachweisgesetz: Das müssen Sie wissen

Arbeitgeber müssen seit dem 01.08.2022 bei Neueinstellungen mehr Informationen geben als dies bisher notwendig war. In Umsetzung einer EU-Richtlinie änderte der deutsche Gesetzgeber das Nachweisgesetz (NachwG). Darin ist geregelt, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss. Weil die Informationen schriftlich erfolgen müssen und Verstöße dagegen mit einem Bußgeld bis 2.000 EUR geahndet werden, ergibt sich daraus ein faktischer Schriftformzwang für Arbeitsverträge.

1. Was galt bisher?

Schon die alte Fassung des NachwG regelte in § 2 Abs. 1, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen musste. Dafür galt bisher eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Dies betraf folgende Punkte nach § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 1-10 NachwG (a.F.):

- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
- Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
- Arbeitsort
- Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
- Zusammensetzungen Höhe des Arbeitsentgelts
- Arbeitszeit
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- Kündigungsfristen
- allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind

Seit dem 01.08.2022 müssen zusätzlich folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:

- Enddatum des Arbeitsverhältnisses
- gegebenenfalls freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
- sofern vereinbart die Dauer der Probezeit
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
- die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
- sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
- im Falle der Zusage einer betrieblichen Altersversorgung über einen Versorgungsträger, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen über die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage von drei Wochen nach §§ 4,7 KSchG

2. Was ändert sich für den Arbeitgeber in der Praxis?

Für ab dem 01.08.2022 einzustellende Arbeitnehmer gilt: Im Gegensatz zur früheren Regelung muss bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise (z.B. Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung) müssen spätestens in sieben Kalendertagen nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn und weitere Angaben (z.B. Urlaubsdauer, Information zum Kündigungsverfahren) spätestens in einem Monat nachgereicht werden.

Für Arbeitnehmer, die vor dem 01.08.2022 eingestellt wurden, gilt: Sie müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflicht Fortbildung, das Kündigungsschutzverfahren und geltende kollektive Vereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats vom Arbeitgeber bereitgestellt werden.

3. Wichtig: Die strenge Schriftform

Der Arbeitgeber ist verpflichtet die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer unterzeichnet auszuhändigen. In § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG (n.F.) heißt es: „Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des S. 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“
Daraus ergibt sich, dass für den Nachweis der im Nachweisgesetz aufgeführten Vertragsbedingungen die strenge Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB verlangt wird und elektronische Form nicht ausreichend ist.
Arbeitgeber sollten die Änderungen des Nachweisgesetzes unbedingt beachten. Bei jedem Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR fällig werden. Dies betrifft etwa Verstöße gegen das Schriftformerfordernis, die nicht vollständige oder rechtzeitige Erteilung von Auskünften und andere Verstöße.

4. Praxistipp:

- Arbeitgeber, die Musterarbeitsverträge bei der Einstellung benutzen, sollten diese umgehend um die neu zu dokumentierenden Angaben ergänzen
- Für alle vor dem 01.08.2022 bereits eingestellten Arbeitnehmer sollte der Arbeitgeber Schreiben mit ergänzenden Hinweisen auf die neue Rechtslage verfassen.
- Bei Bestehen eines Betriebsrats ist es zudem sinnvoll, allgemeine Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem etc. in Betriebsvereinbarung zu regeln. Auf diese Betriebsvereinbarungen können im Arbeitsvertrag Bezug genommen und so die Vorgaben des Nachweisgesetzes erfüllt werden.

Unser Ansprechpartner für Arbeitsrecht: Rechtsanwalt Jan-Kai Jensen.