„Gelber Schein“ ade: Die eAU kommt ab dem 01.01.2023

Jahrzehntelang erhielten Arbeitgeber von Arbeitnehmern im Krankheitsfall den „Gelben Schein“, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB). Abgelöst wird die AUB ab dem 01.01.2023 durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU. Der nachfolgende Überblick enthält dazu in Kürze das Wesentliche:

Rechtslage bisher: Der Arbeitnehmer ist gemäß § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) bisher verpflichtet, im Falle einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit (AU) dem Arbeitgeber die AU und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (Anzeigepflicht). Zudem muss er gemäß § 5 Absatz ein S. 2 EFZG eine AUB vorlegen, wenn die AU länger als drei Kalendertage andauert (Nachweispflicht).

Rechtslage künftig: Ab dem 01.01.2023 gilt der neu eingeführte § 5 Abs. 1a EFZG. Damit wird die Nachweispflicht des Arbeitnehmers geändert.

Verfahren ab dem 01.01.2023:

1.      Schritt:

Der Arbeitnehmer stellt sich beim Arzt bzw. Krankenhaus vor und lässt die AU sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen. Die Arztpraxis übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse. Bei einem Krankenhausaufenthalt übermittelt das Krankenhaus die Aufenthalts- und Entlassungsdaten an die Krankenkasse.

 2.      Schritt:

Der Arbeitnehmer unterrichtet den Arbeitgeber über die festgestellte AU.

 3.      Schritt:

Der Arbeitgeber ruft daraufhin die Daten elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse ab. Dazu ist er verpflichtet (Holschuld). Dies erfolgt durch eine Anfrage des Arbeitgebers an die gesetzliche Krankenkasse. Diese stellt dem Arbeitgeber in der eAU folgende Informationen zur Verfügung:

a.      den Namen des Arbeitnehmers,

b.      den Beginn und das Ende der AU,

c.       das Datum der ärztlichen Feststellung der AU,

d.      die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und

e.      die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die AU auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Beachte: Vorlagepflicht entfällt, Meldepflicht bleibt!

Zwar entfällt durch das geänderte Verfahren die Pflicht des Arbeitnehmers, dem Arbeitgeber eine AUB vorzulegen, die Pflicht des Arbeitnehmers, seine AU dem Arbeitgeber zu melden und die AU ärztlich feststellen zu lassen, bleibt dagegen unverändert.

Wichtig: Der Arbeitgeber erhält automatisch eine Meldung, wenn die Krankenkasse feststellt, dass die Entgeltfortzahlung wegen anrechenbarer Vorerkrankungen ausläuft.

Speicherdauer: Der Gesetzgeber schreibt keine Aufbewahrungsfristen vor. Es dürfte aber sinnvoll sein, die Daten bis zur nächsten Betriebsprüfung der Rentenversicherungsträger aufzubewahren, also etwa vier Jahre.

Geringfügig Beschäftigte: Der Abruf der Daten durch den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt auch für Arbeitnehmer, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. Weil der Arbeitgeber mit der Minijob-Zentrale als zuständige Einzugsstelle kommuniziert, kennt er die Krankenkasse der bei ihm geringfügig Beschäftigten bisher meist nicht. Geringfügig Beschäftigte müssen deshalb ab jetzt gegenüber ihrem Arbeitgeber auch Angaben zu ihren gesetzlichen Krankenkassen machen. Dafür bietet sich die Abfrage bereits bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen an.

Ausnahmen: Der Gesetzgeber nennt folgende Ausnahmen von der Teilnahme am elektronischen Verfahren bei festgestellter Arbeitsunfähigkeit:

·         - Privat krankenversicherte Arbeitnehmer.

·         - Minijobs in Privathaushalten.

·         - Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.

Unser Ansprechpartner für Arbeitsrecht: Rechtsanwalt Jan-Kai Jensen.